Gestione Calendario e Prenotazioni

Il calendario è il cuore di BarberSlot. È dove visualizzi, crei e gestisci tutte le tue prenotazioni. Questa guida ti aiuterà a padroneggiare la navigazione del calendario e la gestione delle prenotazioni.

Visualizzazioni del Calendario

BarberSlot offre tre visualizzazioni del calendario per adattarsi a diversi flussi di lavoro:

Visualizzazione Giornaliera

Ideale per: Gestione dettagliata giornaliera

Mostra tutte le prenotazioni di un singolo giorno in formato timeline:

• Ogni prenotazione mostra nome cliente, servizio e orario
• Gli slot vuoti sono chiaramente visibili
• Facile vedere dove hai spazi liberi o sovrapposizioni

Come usare:

1. Clicca su una data per passare alla Visualizzazione Giornaliera
2. Usa i tasti ← → per navigare tra i giorni
3. Clicca “Oggi” per saltare al giorno attuale

Visualizzazione Settimanale

Ideale per: Pianificazione settimanale e panoramica

Mostra l’intera settimana a colpo d’occhio:

• Tutti i 7 giorni visualizzati fianco a fianco
• Blocchi colorati rappresentano le prenotazioni
• Identifica velocemente i giorni molto occupati vs. quieti

Come usare:

1. Clicca il bottone “Settimana” nella barra strumenti del calendario
2. Usa i tasti ← → per navigare le settimane
3. Passa il mouse sulle prenotazioni per vedere i dettagli

Visualizzazione Mensile

Ideale per: Pianificazione a lungo termine

Mostra l’intero mese:

• Punti o numeri indicano prenotazioni per giorno
• Utile per identificare periodi molto occupati
• Pianificazione di vacanze e giorni liberi

Come usare:

1. Clicca il bottone “Mese” nella barra strumenti del calendario
2. Clicca su un giorno qualsiasi per vedere le prenotazioni di quel giorno
3. Usa i selettori mese/anno per saltare avanti

Creazione di una Prenotazione

Ci sono due modi per creare prenotazioni:

Metodo 1: Clicca su Slot Orario (Veloce)

1. Clicca su uno slot vuoto nella visualizzazione Giornaliera o Settimanale
2. Appare un modulo di prenotazione veloce
3. Compila:
   • Cliente: Seleziona cliente esistente o crea uno nuovo
   • Servizio: Scegli dalla tua lista di servizi
   • Note: Note interne opzionali
4. Clicca “Crea Prenotazione”

Risultato: La prenotazione è creata e il cliente riceve email/SMS di conferma

Metodo 2: Bottone Crea Prenotazione (Dettagliato)

1. Clicca il bottone “Crea Prenotazione” nella barra strumenti
2. Seleziona data e orario
3. Scegli cliente
4. Seleziona servizio/i
5. Aggiungi eventuali note
6. Clicca “Conferma”

Usalo quando: Hai bisogno di più controllo o vuoi creare una prenotazione per una data futura non visibile sullo schermo

Dettagli della Prenotazione

Clicca su una prenotazione qualsiasi per vedere i dettagli completi:

Informazioni Visualizzate

• ✂️ Servizio: Quale servizio è prenotato
• 👤 Cliente: Nome, email, telefono
• 🕐 Orario: Orario di inizio e fine
• 📝 Note: Eventuali richieste speciali o note interne
• 📊 Stato: Stato attuale della prenotazione

Azioni Disponibili

Dalla visualizzazione dei dettagli della prenotazione, puoi:

• Modifica: Cambia orario, servizio o cliente
• Annulla: Annulla la prenotazione (richiede motivo)
• Segna Completata: Segna il servizio come completato
• Segna Non Presentato: Il cliente non si è presentato
• Invia Messaggio: Comunica con il cliente
• Visualizza Cronologia Cliente: Vedi tutte le prenotazioni di questo cliente

Stati della Prenotazione

Le prenotazioni passano attraverso diversi stati:

Confermata (Blu)

• Stato iniziale quando la prenotazione è creata
• Il cliente ha confermato l’appuntamento
• In attesa dell’orario dell’appuntamento

Azioni disponibili: Modifica, Annulla, Invia Messaggio

Completata (Verde)

• Il servizio è stato fornito con successo
• Contrassegnato automaticamente dopo l’orario dell’appuntamento
• Può essere contrassegnato come completato manualmente prima

Azioni disponibili: Visualizza dettagli, Visualizza cronologia cliente

Annullata (Grigio)

• La prenotazione è stata annullata dal cliente o dal barbiere
• Include il motivo dell’annullamento e timestamp
• Lo slot diventa disponibile di nuovo

Azioni disponibili: Visualizza dettagli, Visualizza cronologia cliente

Non Presentato (Rosso)

• Il cliente non si è presentato
• Incrementa il contatore “non presentato” del cliente
• Aiuta a identificare clienti inaffidabili

Azioni disponibili: Visualizza dettagli, Contatta cliente

Modifica delle Prenotazioni

Per modificare una prenotazione esistente:

1. Clicca sulla prenotazione
2. Clicca il bottone “Modifica”
3. Cambia uno qualsiasi di:
   • Orario/data
   • Servizio
   • Durata
   • Note
4. Clicca “Salva Modifiche”

Importante: Il cliente riceve automaticamente notifica delle modifiche via email/SMS

Notifiche di Riprogrammazione

Quando cambi l’orario della prenotazione:

• Il cliente riceve notifica “Prenotazione Riprogrammata”
• Il nuovo orario è evidenziato
• L’orario originale è incluso come riferimento

Annullamento delle Prenotazioni

Quando annulli una prenotazione:

1. Clicca sulla prenotazione
2. Clicca “Annulla Prenotazione”
3. Obbligatorio: Seleziona il motivo dell’annullamento:
   • Cliente ha richiesto
   • Barbiere non disponibile
   • Cliente non presentato
   • Altro (specifica)
4. Aggiungi messaggio opzionale per il cliente
5. Conferma l’annullamento

Cosa succede:

• Lo slot diventa disponibile di nuovo
• Il cliente riceve notifica di annullamento
• L’annullamento è registrato nella cronologia del cliente

Etica dell’Annullamento

Migliori pratiche:

• ✅ Annulla il prima possibile
• ✅ Fornisci un motivo
• ✅ Suggerisci orari alternativi
• ✅ Sii professionale nei messaggi
• ❌ Non annullare last-minute senza buoni motivi

Gestione dei Non Presentati

Se un cliente non si presenta:

1. Clicca sulla prenotazione
2. Clicca “Segna come Non Presentato”
3. Il sistema automaticamente:
   • Aggiorna lo stato della prenotazione
   • Incrementa il contatore “non presentato” del cliente
   • Registra timestamp

Tracciamento nella cronologia cliente:

• Dopo 3 non-presentati, il sistema contrassegna il cliente
• Puoi vedere il contatore “non presentato” nel profilo del cliente
• Ti aiuta a decidere sulle politiche di prenotazione per chi non rispetta gli impegni

Prevenzione dei Non Presentati

Suggerimenti per ridurre i non-presentati:

• ✅ Abilita promemoria email 24 ore prima
• ✅ Richiedi conferma telefonica per clienti nuovi
• ✅ Considera una politica di cauzione per servizi ad alto valore
• ✅ Costruisci rapporto con clienti abituali

Gestione Multi-Barbiere

Se il tuo negozio ha più barbieri:

Opzioni di Visualizzazione

• Tutti i Barbieri: Vedi l’orario di tutti (predefinito)
• Barbiere Specifico: Filtra il calendario di un barbiere
• Fianco a Fianco: La visualizzazione settimanale mostra i barbieri in colonne

Prenotazioni per Qualsiasi Barbiere

I clienti possono selezionare “Qualsiasi barbiere disponibile”:

• Il sistema assegna automaticamente il primo barbiere disponibile
• Il barbiere può riassegnare se necessario
• Mostra con un colore speciale nel calendario

Gestione prenotazioni per qualsiasi barbiere:

1. Clicca sulla prenotazione
2. Clicca “Assegna a Barbiere”
3. Seleziona barbiere dal dropdown
4. La prenotazione è ora assegnata

Filtri e Ricerca del Calendario

Filtri

Filtra le prenotazioni per:

• Stato: Confermata, Completata, Annullata, Non Presentato
• Servizio: Tipo di servizio specifico
• Cliente: Nome cliente specifico
• Barbiere: Nei negozi multi-barbiere

Ricerca

Ricerca veloce per:

• Nome cliente
• Numero di telefono
• Numero di riferimento prenotazione

Utilizzo:

1. Clicca l’icona di ricerca nella barra strumenti del calendario
2. Digita il termine di ricerca
3. I risultati evidenziano le prenotazioni corrispondenti

Indicatore di Tempo

Il calendario mostra un indicatore “ora attuale”:

• Una linea rossa mostra l’orario attuale
• Visibile solo nella visualizzazione Giornaliera e Settimanale
• Scorre automaticamente all’orario attuale al caricamento della pagina

Personalizzazione: Disabilita in Impostazioni → Calendario → “Mostra indicatore orario attuale”

Scorciatoie da Tastiera

Accelera il tuo flusso di lavoro:

Diagramma Flusso Prenotazioni

Ecco come le prenotazioni di solito scorrono:

graph TD
  A[Cliente Prenota] --> B{Barbiere Conferma?}
  B -->|Yes| C[Prenotazione Confermata]
  B -->|No| D[Prenotazione Annullata]
  C --> E{Orario Appuntamento}
  E --> F{Cliente Si Presenta?}
  F -->|Yes| G[Segna Completata]
  F -->|No| H[Segna Non Presentato]
  D --> I[Slot Disponibile Di Nuovo]
  G --> J[Servizio Completato]
  H --> K[Non Presentato Registrato]

Attività Comuni

Controlla l’Orario di Oggi

1. Clicca il bottone “Oggi”
2. Passa a Visualizzazione Giornaliera
3. Rivedi tutte le prenotazioni

Trova Slot Liberi Questa Settimana

1. Passa a Visualizzazione Settimanale
2. Cerca spazi bianchi/vuoti
3. Nota gli orari che frequentemente hanno spazi

Vedi Quanto è Occupato il Prossimo Mese

1. Passa a Visualizzazione Mensile
2. Usa il selettore del mese per selezionare il mese futuro
3. Giorni con molti punti = giorni molto occupati

Contatta Cliente Riguardo a Prenotazione

1. Clicca sulla prenotazione
2. Clicca “Invia Messaggio”
3. Digita il messaggio
4. Clicca “Invia” (il cliente riceve email)

Risoluzione dei Problemi

Problema: “Le prenotazioni non vengono visualizzate”

• Controlla i filtri del calendario (potrebbero escluderle)
• Verifica l’intervallo di date
• Prova a ricaricare la pagina

Problema: “Non riesco a creare una prenotazione in un certo slot orario”

• Controlla se lo slot è fuori dagli orari di lavoro
• Verifica di non aver impostato un giorno libero
• Assicurati che non esista una prenotazione in conflitto

Problema: “Il cliente dice di aver prenotato ma io non la vedo”

• Cerca il nome del cliente
• Controlla la cartella spam per la conferma di prenotazione
• Verifica che il link di prenotazione usato dal cliente sia corretto

Problema: “Il calendario mostra il fuso orario sbagliato”

• Vai su Impostazioni → Negozio → Fuso Orario
• Assicurati che il fuso orario corrisponda alla tua posizione
• Salva e ricarica

Suggerimenti per Gestione Efficiente del Calendario

1. Controlla il calendario la prima cosa al mattino: Rivedi la giornata davanti
2. Tieni la Visualizzazione Giornaliera aperta durante le ore di lavoro: È la più facile da gestire mentre le prenotazioni arrivano
3. Usa la Visualizzazione Settimanale per pianificare: Identifica i giorni lenti per promozioni
4. Blocca il tempo personale: Crea prenotazioni “bloccate” per pranzo, tempo amministrativo
5. Rivedi i non-presentati settimanalmente: Identifica i pattern e affronta i problemi

Prossimi Passi

Ora che hai imparato a padroneggiare il calendario:

1. Configura il tuo orario correttamente: Guida Gestione Orario
2. Gestisci i tuoi servizi: Guida Servizi
3. Conosci meglio i tuoi clienti: Guida Gestione Clienti

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